Kann mein Arbeitgeber meine individuellen Krankenversicherungsprämien erstatten?

Gemäß den Richtlinien des IRS im Zusammenhang mit der Umsetzung des Affordable Care Act (ACA) war es Arbeitgebern über einen Zeitraum von mehreren Jahren nicht gestattet, ihren Mitarbeitern die Kosten für die individuelle/familiäre Krankenversicherung (d. h. eine Krankenversicherung, die die Menschen für sich selbst abschließen) direkt zu erstatten , im Gegensatz zur Gruppenberichterstattung). Dies galt sowohl für kleine als auch für große Gruppen, und Arbeitgeber mussten bei Nichteinhaltung mit hohen Geldstrafen rechnen.1

Aber der 21st Century Cures Act öffnete kleinen Arbeitgebern die Möglichkeit, ab 2017 ihren Mitarbeitern die marktspezifischen Krankenversicherungsprämien zu erstatten.2 3Und die Trump-Administration verabschiedete 2019 neue Vorschriften, die es Arbeitgebern jeder Größe ab 2020 ermöglichen, Arbeitnehmern die Kosten für die individuelle Marktabdeckung zu erstatten.

In diesem Artikel werden diese beiden Bestimmungen erläutert und erläutert, was Sie über die Erstattung von Krankenversicherungsprämien für Einzelpersonen/Familien durch den Arbeitgeber wissen müssen.

Kleine Gruppen: Eine Rückerstattung durch den Arbeitgeber war 2015/2016 nicht zulässig

Das Affordable Care Act verlangt von Arbeitgebern nur dann, Arbeitnehmern, die mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten, Krankenversicherungsleistungen anzubieten, wenn sie 50 oder mehr Mitarbeiter haben. Aber 96 % der Arbeitgeber in den USA beschäftigen weniger als 50 Mitarbeiter und sind daher nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern Gesundheitsleistungen anzubieten.4

Viele von ihnen tun das natürlich. Laut einer Umfrage des Transamerica Center for Health Studies vom August 2015 boten 61 % der Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern Krankenversicherungsleistungen an.5

Aber das könnte eine hohe Schätzung sein. Eine Analyse der National Federation of Independent Business ergab, dass im Jahr 2015 nur 29 % der Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern Versicherungsschutz anboten.6 7Und die Kaiser Family Foundation berichtet, dass im Jahr 2019 etwa 31 % der Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern Gesundheitsleistungen anboten.

Krankenversicherungen für kleine Gruppen gibt es in jedem Bundesstaat, und innovative Ansätze zur Selbstversicherung haben diese Versicherungsoption auch für kleine Arbeitgeber realistischer gemacht.8

Aber was ist mit den Leuten, die für all die kleinen Unternehmen arbeiten, die keine Krankenversicherungsleistungen anbieten? Sie müssen den Einzel-/Familien-Krankenversicherungsmarkt nutzen, wo sie Versicherungsschutz über den Krankenversicherungs-Marktplatz/die Krankenversicherungsbörse oder außerhalb des Marktplatzes erwerben können (die Prämienzuschüsse und Kostenbeteiligungszuschüsse des ACA sind außerhalb des Marktplatzes nicht verfügbar ).

Bei Plänen, die auf dem jeweiligen Markt (über den Marktplatz oder außerhalb des Marktplatzes) erworben wurden, ist der Teilnehmer – im Gegensatz zum Arbeitgeber – für die Zahlung der Prämien verantwortlich. Aber Subventionen – bei denen es sich eigentlich um Steuergutschriften handelt – sind auf dem Marktplatz für Personen verfügbar, die aufgrund ihres Einkommens berechtigt sind.9

Frühe ACA-Umsetzungsbestimmungen untersagten Arbeitgebern, Arbeitnehmern Kosten für eine individuelle Marktkrankenversicherung zu erstatten.1 Für kleine Arbeitgeber änderte sich dies ab 2017 gemäß dem 21st Century Cures Act (weitere Einzelheiten unten).2Aber werfen wir einen Blick darauf, wie die Regeln vor 2017 ausgelegt wurden.

Der ACA selbst ließ dieses Thema einigermaßen offen für Interpretationen, aber der IRS ging anschließend direkt auf das Problem ein und die Strafe für die Nichteinhaltung war hoch: eine Verbrauchsteuer von 100 US-Dollar pro Tag und pro anwendbarem Mitarbeiter.

Für jeden Arbeitnehmer, für den der Arbeitgeber die individuellen Krankenversicherungsprämien erstattet hat, könnten die Bußgelder bis zu 36.500 US-Dollar pro Jahr betragen. Die Vorschriften sollten im Januar 2014 in Kraft treten, es wurde jedoch ein vorübergehendes Erleichterungsprogramm eingeführt, das die Strafe bis Juli 2015 verzögerte.10

Im Wesentlichen wurde die Art und Weise, wie der IRS das ACA-Statut interpretierte, die Erstattung individueller Marktprämien an Mitarbeiter als „Arbeitgeberzahlungsplan“ betrachtet. Solche Pläne unterliegen Marktreformen für Gruppenkrankenversicherungen, einschließlich des Verbots lebenslanger und jährlicher Leistungsgrenzen sowie der Anforderung, dass bestimmte vorbeugende Maßnahmen für den Versicherten kostenlos übernommen werden müssen . 

Und der IRS stellte ausdrücklich klar, dass Arbeitgeberzahlungspläne nicht mit individuellen Marktkrankenversicherungsplänen kombiniert werden dürfen, um die Anforderungen der Marktreform zu erfüllen. Dies galt ungeachtet der Tatsache, dass die Marktreformen des ACA tatsächlich für individuelle Marktpläne gelten und alle neuen individuellen Marktpläne ohne lebenslange oder jährliche Leistungsbegrenzung und mit den gleichen Vorsorgeleistungen wie Krankenversicherungspläne für kleine Gruppen verkauft werden.

Nichts hinderte Arbeitgeber daran, ihren Mitarbeitern anstelle von Krankenversicherungsleistungen eine Gehaltserhöhung oder einen steuerpflichtigen Bonus zu gewähren. Die steuerlich begünstigten Leistungen der Gruppenkrankenversicherungsprämien und Krankenerstattungsvereinbarungen  könnten jedoch nicht genutzt werden, um Arbeitnehmern individuelle Krankenversicherungsprämien zu erstatten.

Das 21st Century Cures Act wurde 2016 verabschiedet und ermöglicht seit 2017 eine Erstattung

Im Dezember 2016 wurde HR34, der 21st Century Cures Act, von Präsident Obama in Kraft gesetzt.2Die Gesetzgebung ist weitreichend, aber eine der Änderungen bestand darin, Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Qualified Small Employer Health Reimbursement Arrangements (QSEHRAs) einzurichten.

Wenn ein kleines Unternehmen keinen Gruppenkrankenversicherungsplan anbietet, ermöglicht eine QSEHRA dem Unternehmen, den Mitarbeitern steuerfrei einen Teil oder die gesamten Kosten für den Abschluss einer individuellen Marktkrankenversicherung über den Marktplatz/die Börse oder außerbörslich zu erstatten (außerhalb des Marktplatzes gekauft).

Wenn der Plan über die Börse erworben wird, hat der Mitarbeiter möglicherweise immer noch Anspruch auf einen Prämienzuschuss , aber der Wert der QSEHRA wird bei der Bestimmung der Erschwinglichkeit des Versicherungsschutzes berücksichtigt  und die Höhe des ACA-Zuschusses wird um den Betrag reduziert, den er erhält Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber über die QSEHRA.

Wenn ein Arbeitgeber ein QSEHRA nutzt, gibt es einen Höchstbetrag, den er jedem Mitarbeiter jedes Jahr erstatten kann, und der Grenzwert wird jährlich vom IRS angepasst. Für 2023 beträgt die maximale QSEHRA-Erstattung 5.850 US-Dollar für einen einzelnen Mitarbeiter und 11.800 US-Dollar für eine Familie.11

Die maximale Erstattung erfolgt ebenfalls anteilig pro Monat, so dass ein Mitarbeiter, der zur Jahresmitte eingestellt wird, nur Anspruch auf einen anteiligen Betrag der maximalen jährlichen Erstattung hat.

Wem helfen die neuen QSEHRA-Erstattungsregeln?

Für Mitarbeiter, die für kleine Unternehmen arbeiten, die keine Krankenversicherung anbieten, hängt die Verfügbarkeit von Prämienzuschüssen in den Börsen vom Einkommen sowie von der Familiengröße und den Versicherungskosten in der Region des Antragstellers ab.12

Der American Rescue Plan (ARP) erweiterte die Prämiensubventionen bis Ende 2022, und der Inflation Reduction Act verlängerte die Subventionserweiterungen des ARP bis 2025 .

Nach den ARP-Regeln sind Zuschüsse in den meisten Fällen verfügbar, wenn die Kosten des Benchmark-Plans mehr als 8,5 % des Haushaltseinkommens des Antragstellers betragen würden ( Haushaltseinkommen ist eine ACA-spezifische Berechnung ). Für Haushalte mit einem Einkommen unter 400 % der Armutsgrenze ist der Prozentsatz des Einkommens, den sie für den Benchmark-Plan zahlen müssen, sogar noch geringer und sinkt für Menschen am untersten Ende des Einkommensspektrums sogar auf 0 %.

Wenn Sie im Austausch derzeit einen Prämienzuschuss (Prämiensteuergutschrift) erhalten und Ihr Arbeitgeber beginnt, Prämien im Rahmen eines QSEHRA zu erstatten, wird der Austauschzuschuss um den Betrag der Arbeitgebererstattung gekürzt. 

Wenn Sie jedoch keinen Anspruch auf einen Prämienzuschuss an der Börse haben (oder sich dafür entschieden haben, Ihren Versicherungsschutz außerhalb der Börse abzuschließen, wo keine Zuschüsse verfügbar sind), könnte Ihnen ein QSEHRA direkt zugute kommen, wenn Ihr Arbeitgeber dies beschließt Nutzen Sie diese Möglichkeit.

In diesem Artikel werden verschiedene Situationen beschrieben, in denen eine QSEHRA-Leistung hilfreich, schädlich oder neutral für die finanzielle Situation eines Mitarbeiters sein kann.

Zusätzliche Regelungen ermöglichen Arbeitgebern jeder Größe ab 2020 die Erstattung individueller Marktprämien

Vor 2020 war es großen Arbeitgebern nicht gestattet, den Arbeitnehmern individuelle Marktprämien zu erstatten. Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten waren verpflichtet, eine Gruppenkrankenversicherung anzubieten (bei einer Versicherungsgesellschaft abgeschlossen oder selbstversichert ), um die Strafe des Arbeitgeberauftrags des ACA zu vermeiden . Und wie oben beschrieben drohten ihnen sogar noch höhere Strafen, wenn sie den Mitarbeitern individuelle Marktprämien erstatteten.13

Doch im Oktober 2017 unterzeichnete Präsident Trump eine Durchführungsverordnung, die darauf abzielte, die Regeln zu diesem Thema zu lockern.14Durch die Durchführungsverordnung selbst wurden keine Regeln geändert; Es wies die Bundesbehörden lediglich an, „Vorschläge für Vorschriften zu erwägen“, mit denen verschiedene Ziele erreicht würden. 

Eines dieser Ziele bestand darin, den Einsatz von Krankenerstattungsvereinbarungen (HRAs) auszuweiten und mehr Flexibilität bei ihrer Verwendung zu bieten, einschließlich der „Ermöglichung der Verwendung von HRAs in Verbindung mit Nicht-Gruppen-Versicherungen“. (Nicht gruppenweise bedeutet, dass auf dem individuellen Markt erworbene Versicherungen abgeschlossen werden, wohingegen sich Gruppenversicherungen auf Pläne beziehen, die von Arbeitgebern angeboten werden.)

Ein Jahr später, im Oktober 2018, veröffentlichten die Ministerien für Arbeit, Finanzen und Gesundheit und menschliche Dienste Verordnungsvorschläge, um die Verwendung von HRAs in Verbindung mit der individuellen Marktabdeckung unabhängig von der Größe des Arbeitgebers zu ermöglichen.15

Die Vorschriften wurden im Juni 2019 fertiggestellt, größtenteils wie vorgeschlagen, jedoch mit einigen Änderungen .3Die neue Regelung trat im Januar 2020 in Kraft und ermöglicht es großen Arbeitgebern, den Arbeitgeberauftrag des ACA zu erfüllen, indem sie eine HRA für individuelle Krankenversicherung (bekannt als ICHRA, ausgesprochen „ick-rah“) anbieten, um Arbeitnehmern die Kosten der individuellen Marktkrankenversicherung zu erstatten.

(Die Regel erlaubt es Arbeitgebern auch, HRAs für „ausgenommene Leistungen“ anzubieten, die zur Erstattung von Prämien für Deckungen verwendet werden können, die als ausgenommene Leistungen gelten. Da es sich bei ausgenommenen Leistungen jedoch nicht um eine Mindestabsicherung handelt , kann ein großer Arbeitgeber seiner Arbeitgeberverpflichtung durch das Angebot nicht nachkommen eine ausgenommene Leistungs-HRA.)

Relativ wenige Arbeitgeber boten Anfang 2020 ICHRAs an, da die Regeln erst wenige Monate vor Ablauf der offenen Anmeldefristen für die Deckung 2020 bei den meisten Arbeitgebern fertiggestellt wurden und keine Zeit blieb, sie in Betrieb zu nehmen. Seitdem hat die Akzeptanz jedoch stark zugenommen.16 und die Nutzung von ICHRA durch Arbeitgeber hat sich von 2020 bis 2022 verdreifacht.17

Während QSEHRAs nur dann angeboten werden können, wenn der Arbeitgeber überhaupt keine Gruppenkrankenversicherung anbietet, erlauben die neuen Regeln Arbeitgebern, einigen Arbeitnehmern einen Gruppenkrankenversicherungsplan anzubieten, während anderen ein HRA angeboten wird, mit dem individuelle Marktprämien erstattet werden können.

Wenn ein Arbeitgeber diesen Weg einschlägt, muss die Unterscheidung auf seriösen Mitarbeiterklassifizierungen basieren – zum Beispiel Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte – und den Mitarbeitern darf weder die Option eines Gruppenplans noch eines HRA angeboten werden.

Und keiner Klasse von Arbeitnehmern kann die Wahl zwischen einem Gruppenkrankenversicherungsplan und einer HRA mit individueller Deckung angeboten werden. Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber muss entscheiden, welche Option er den einzelnen Arbeitnehmergruppen anbietet. Die Entscheidung kann nicht dem Arbeitnehmer überlassen werden.

Darüber hinaus legt die endgültige Regelung fest, dass, wenn einer Gruppe von Mitarbeitern eine HRA mit individueller Deckung angeboten wird, diese eine Mindestanzahl von Mitarbeitern umfassen muss: Mindestens 10, wenn das Unternehmen weniger als 100 Mitarbeiter hat; mindestens 10 % der Mitarbeiter, wenn das Unternehmen zwischen 100 und 200 Mitarbeiter hat, und mindestens 20 Mitarbeiter, wenn das Unternehmen mehr als 200 Mitarbeiter hat.

Dies trägt dazu bei, eine negative Selektion (für den einzelnen Markt) zu verhindern, die auftreten könnte, wenn ein Unternehmen beispielsweise nur eine Handvoll Mitarbeiter hätte, die zwar älter/kranker usw. als der Durchschnitt sind, aber gleichzeitig auch älter sind Sie entscheiden sich dafür, diese Arbeitnehmer über eine Einzelversicherungs-HRA auf den individuellen Markt zu übertragen, um Geld für die Krankenversicherung der Gruppe zu sparen.

Wie bei den QSEHRAs gibt es eine recht komplexe Wechselwirkung zwischen der Berechtigung zur Prämiensubvention und den HRAs für die individuelle Deckung. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede:

• Abhängig von den Umständen kann eine Person eine QSEHRA-Leistung und einen Prämienzuschuss erhalten, jedoch nicht gleichzeitig einen Prämienzuschuss und eine ICHRA-Leistung.
• Wenn die ICHRA als erschwingliche Krankenversicherung gilt, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Prämienzuschüsse (dies entspricht der Regel, die für ein Angebot einer vom Arbeitgeber gesponserten Gruppenversicherung gilt: Wenn die Gruppenversicherung als erschwinglich gilt und der Plan einen Mindestwert bietet). , hat die Person keinen Anspruch auf eine Subvention auf dem Markt).
• Und obwohl die Arbeitgeberbeiträge zu QSEHRAs begrenzt sind, gibt es keine Begrenzung dafür, wie viel ein Arbeitgeber über ICHRAs erstatten kann.

Für das Jahr 2023 gilt eine ICHRA als erschwinglicher Krankenversicherungsschutz, wenn sie es dem Arbeitnehmer ermöglicht, den kostengünstigsten Silberplan auf dem jeweiligen Markt zu erwerben, ohne mehr als 9,12 % des Haushaltseinkommens für Selbstbeteiligungsprämien auszugeben.18

(Dies ist nur der reguläre Erschwinglichkeitstest, der für arbeitgeberfinanzierte Gruppenkrankenversicherungen gilt; er gilt auch für ICHRA-Leistungen, da diese in dieser Hinsicht wie alle anderen arbeitgeberfinanzierten Krankenversicherungspläne behandelt werden.)

Zur Erinnerung: Eine ICHRA funktioniert wie eine reguläre arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherung: Eine Person kann nicht für einen arbeitgeberfinanzierten Plan und auch nicht für einen individuellen Marktplan mit Prämienzuschüssen angemeldet werden. Eingeschriebene müssen sicherstellen, dass sie die Details zu ihrem Anspruch auf Prämienzuschüsse im Austausch verstehen – und wie sich dieser Anspruch darauf auswirkt, wenn ihr Arbeitgeber eine HRA für individuelle Deckung anbietet.

Im Gegensatz zu QSEHRAs schränkt die endgültige Regelung für HRAs mit individueller Deckung nicht ein, wie viel Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern ihre individuelle Marktabdeckung erstatten können. Unternehmen müssen hinsichtlich der Beträge, die sie Mitgliedern einer Mitarbeitergruppe anbieten, konsistent sein. Obwohl die Erstattungsbeträge je nach Alter des Mitarbeiters variieren können, darf die altersabhängige Anpassung der Erstattungsbeträge nicht um mehr als 3 variieren: 1 Verhältnis.

Wenn eine ICHRA einige, aber nicht alle Prämien des Arbeitnehmers für eine selbst erworbene Versicherung abdeckt, kann der Arbeitgeber zulassen, dass der Rest der Prämie vor Steuern von der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgezogen wird. Dies ist jedoch nur verfügbar, wenn der Plan außerhalb der Börse erworben wird .

Dies ist ein wichtiger Punkt, den Sie im Hinterkopf behalten sollten. Für Menschen, die eine eigene Krankenversicherung abschließen, ist der Einkauf in der Börse in der Regel die beste Option, da nur so Zugang zu Prämienzuschüssen besteht. Allerdings gibt es keine Zuschüsse, wenn Sie auch über eine ICHRA verfügen, und Sie müssen außerhalb der Börse einkaufen, wenn Ihr Arbeitgeber die Möglichkeit anbietet, den Rest Ihrer Prämien von der Lohn- und Gehaltsabrechnung abzuziehen. 19

In der endgültigen Regelung hieß es, dass im Jahr 2020 voraussichtlich 1,1 Millionen Menschen ICHRA-Leistungen erhalten würden und dass diese Zahl bis 2029 voraussichtlich auf über 11 Millionen Menschen ansteigen werde. 3

Zusammenfassung

Als das ACA zum ersten Mal eingeführt wurde, war es Arbeitgebern nicht gestattet, Arbeitnehmern die Kosten für eine selbst abgeschlossene individuelle/familiäre Krankenversicherung zu erstatten. Eine allgemeine Gehaltserhöhung war zulässig, es gab jedoch keine Möglichkeit, das Geld vor Steuern bereitzustellen oder zu verlangen, dass es für die Krankenversicherung ausgegeben wird.

In den letzten Jahren wurden jedoch zwei Arten von Krankenerstattungsvereinbarungen vor Steuern geschaffen – QSEHRAs und ICHRAs. Diese Optionen ermöglichen es Arbeitgebern, Arbeitnehmern die Kosten für die selbst abgeschlossene Krankenversicherung zu erstatten, anstatt einen Gruppenkrankenversicherungsplan anzubieten. Und große Arbeitgeber können den Arbeitgeberauftrag des ACA mit einer ICHRA erfüllen.

Ein Wort von Verywell

Die meisten großen Arbeitgeber bieten Krankenversicherung an, und auch eine beträchtliche Anzahl kleinerer Arbeitgeber bietet dies an. In den letzten Jahren gab es jedoch Änderungen, die Arbeitgebern die Möglichkeit geben, Arbeitnehmern (auf Vorsteuerbasis) die Kosten für eine selbst abgeschlossene Krankenversicherung zu erstatten. Einige Arbeitgeber haben diese Option für einige oder alle ihrer Mitarbeiter gewählt, und es wird erwartet, dass im Laufe der Zeit noch mehr Arbeitgeber dies tun werden.

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen eine Krankenerstattungsvereinbarung anbietet, um einen Teil oder die gesamten Kosten für den Abschluss Ihrer eigenen Krankenversicherung auszugleichen, müssen Sie sich für einen Plan auf dem jeweiligen Markt anmelden und Ihrem Arbeitgeber dazu einen Versicherungsnachweis vorlegen erhalten Sie Ihre Erstattung. Ihr Arbeitgeber oder Ihre Personalabteilung können Ihre Fragen zu den spezifischen Vorteilen beantworten, die Ihnen zur Verfügung stehen, und ein Versicherungsmakler kann Ihnen bei der Auswahl der verfügbaren Optionen helfen.