Wie das UB-04-Formular zur Abrechnung von Versicherungsunternehmen verwendet wird

Das einheitliche medizinische Abrechnungsformular UB-04 ist das Standard-Antragsformular, das institutionelle Anbieter wie Krankenhäuser und kommunale psychiatrische Versorgungszentren verwenden. Es wird verwendet, um Medicare, Medicaid und anderen Krankenkassen stationäre oder ambulante Leistungen in Rechnung zu stellen.

Obwohl es von den Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) entwickelt wurde, ist das Papierformular zum Standard-Antragsformular geworden, das von allen Versicherungsträgern verwendet wird.1 2Das National United Billing Committee, das Dachgremium für Abrechnungsformulare für medizinische Ansprüche, ist für die Gestaltung und den Druck des UB-04-Formulars verantwortlich.

In diesem Artikel wird erklärt, wer das Formular ausfüllen kann und was die verschiedenen Abschnitte des Formulars bedeuten.

Wer kann Ansprüche mit dem UB-04 abrechnen?

Jeder institutionelle Anbieter kann das UB-04 für die Abrechnung medizinischer Ansprüche nutzen . Nicht-institutionelle Anbieter oder Lieferanten, wie etwa Ärzte oder Anbieter langlebiger medizinischer Geräte, nutzen das CMS-1500-Formular.3

Zu den institutionellen Anbietern, die das Formular UB-04 verwenden können, gehören:

• Gemeindezentren für psychische Gesundheit
• Umfangreiche ambulante Rehabilitationseinrichtungen
• Krankenhäuser mit kritischem Zugang
• Einrichtungen für Nierenerkrankungen im Endstadium
• Bundesqualifizierte Gesundheitszentren
• Histokompatibilitätslabore
• Heimgesundheitsagenturen
• Hospize
• Krankenhäuser
• Indische Gesundheitseinrichtungen
• Organbeschaffungsorganisationen
• Ambulante physiotherapeutische Leistungen
• Ergotherapeutische Dienstleistungen
• Sprachpathologische Dienstleistungen
• Religiöse nichtmedizinische Gesundheitseinrichtungen
• Ländliche Gesundheitskliniken
• Qualifizierte  Pflegeeinrichtungen

Tipps zur Vorbereitung des UB-04

Um das Formular genau und vollständig auszufüllen:

• Erkundigen Sie sich bei jedem Versicherungsträger, welche Daten erforderlich sind.
• Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt und in die richtigen Felder eingegeben werden.
• Geben Sie die Versicherungsinformationen, einschließlich des Namens des Patienten, genau so ein, wie er auf der Versicherungskarte erscheint.
• Verwenden Sie  die korrekten Diagnosecodes  (ICD-10 oder ICD-11) und Verfahrenscodes (CPT/HCPCS) und verwenden Sie bei Bedarf Modifikatoren.
• Verwenden Sie für das Feld „Standort der Serviceeinrichtung“ nur die physische Adresse.
• Geben Sie an den angegebenen Stellen Informationen zur National Provider Identifier (NPI) an.

Ausführlichere Anweisungen finden Sie unter  www.cms.gov  oder  www.nubc.org .

Felder des UB-04

Auf einem UB-04 gibt es 81 Felder bzw. Zeilen. Sie werden als Form Locators oder „FL“ bezeichnet. Jeder Formularfinder hat einen einzigartigen Zweck:4

• 1 : Name des Rechnungsanbieters, Straße, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Telefon, Fax und Landesvorwahl
• 2 : Name, Adresse, Ort, Bundesland, Postleitzahl und ID des Zahlungsempfängers des Rechnungsanbieters, sofern diese von Feld 1 abweichen
• 3 : Patientenkontrollnummer und Krankenaktennummer Ihrer Einrichtung
• 4 : Art der Rechnung (TOB). Dies ist ein vierstelliger Code, der gemäß den Richtlinien des National Uniform Billing Committee mit Null beginnt.
• 5 : Bundessteuernummer für Ihre Einrichtung
• 6 : Erklärung von und bis zum Datum der im Anspruch abgedeckten Leistung im Format MMTTJJ (Monat, Datum, Jahr).
• 7 : Anzahl der administrativ notwendigen Tage
• 8 : Patientenname im Format „Nachname, Vorname, MI“.
• 9 : Straße, Stadt, Bundesland, Postleitzahl und Ländercode des Patienten
• 10 : Geburtsdatum des Patienten im Format MMTTCCJJ (Monat, Tag, Jahrhundert, Jahr).
• 11 : Geschlecht des Patienten (M, F oder U)
• 12 : Zulassungsdatum im Format MMTTCCJJ
• 13 : Einlasszeit mit einem zweistelligen Code von 00 für Mitternacht bis 23 für 23 Uhr
• 14 : Art des Besuchs: 1 für Notfall, 2 für dringend, 3 für Wahlbesuch, 4 für Neugeborene, 5 für Trauma, 9 für Informationen nicht verfügbar
• 15 : Herkunftsort (Eintrittsquelle) 
• 16 : Entladestunde im gleichen Format wie Zeile 13
• 17 : Entlassungsstatus unter Verwendung der zweistelligen Codes aus dem NUBC-Handbuch
• 18-28 : Bedingungscodes unter Verwendung der zweistelligen Codes aus dem NUBC-Handbuch für bis zu 11 Vorkommen
• 29 : Unfallstatus (falls zutreffend) unter Verwendung eines zweistelligen Statuscodes
• 30 : Unfalldatum
• 31-34 : Vorkommenscodes und -daten unter Verwendung des NUBC-Handbuchs für Codes
• 35-36 : Vorkommensspannencodes und Datumsangaben im MMTTJJ-Format
• 37 : Nicht verwendet
• 38 : Name und Anschrift des Verantwortlichen
• 39-41 : Wertcodes und Beträge für besondere Umstände aus dem NUBC-Handbuch
• 42 : Einnahmencodes aus dem NUBC-Handbuch
• 43 : Beschreibung des Einnahmencodes, IDE-Nummer (Investigational Device Exemption) oder Medicaid-Medikamentenrabatt NDC (nationaler Arzneimittelcode)
• 44 : HCPCS Healthcare Common Procedure Coding System), Unterkunftstarife, HIPPS-Tarifcodes (Health Insurance Prospective Payment System).
• 45 : Servicetermine
• 46 : Serviceeinheiten
• 47 : Gesamtgebühren
• 48 : Nicht gedeckte Gebühren
• 49 : Seite_von_ und Erstellungsdatum
• 50 : Zahleridentifikation (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär
• 51 : Krankenversicherungsplan-ID (a) Primarstufe, (b) Sekundarstufe und (c) Tertiärstufe
• 52 : Veröffentlichung von Informationen (a) primär (b) sekundär und (c) tertiär
• 53 : Zuweisung von Leistungen (a) Primarstufe, (b) Sekundarstufe und (c) Tertiärstufe
• 54 : Vorherige Zahlungen (a) Primarstufe, (b) Sekundarstufe und (c) Tertiärstufe
• 55 : Geschätzter Betrag, der (a) im Primarbereich, (b) im Sekundarbereich und (c) im Tertiärbereich fällig ist
• 56 : Nationale Anbieterkennung (NPI) des Abrechnungsanbieters
• 57 : Andere Anbieter-ID (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär
• 58 : Name des Versicherten (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär
• 59 : Beziehung des Patienten (a) primär (b) sekundär und (c) tertiär
• 60 : Eindeutige ID des Versicherten (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär
• 61 : Name der Versicherungsgruppe (a) Primär (b) Sekundär und (c) Tertiär
• 62 : Versicherungsgruppennummer (a) Primär (b) Sekundär und (c) Tertiär
• 63 : Behandlungsgenehmigungscode (a) Primär, (b) Sekundär und (c) Tertiär
• 64 : Dokumentenkontrollnummer, auch als interne Kontrollnummer (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär bezeichnet
• 65 : Name des Arbeitgebers des Versicherten (a) primär, (b) sekundär und (c) tertiär
• 66 : Diagnosecodes (ICD)
• 67 : Hauptdiagnosecode, andere Diagnose und Indikatoren zur Anwesenheit bei Aufnahme (POA).
• 68 : Nicht verwendet
• 69 : Diagnosecodes zulassen
• 70 : Patientengrund für Besuchscodes
• 71 : Code des zukünftigen Zahlungssystems (PPS).
• 72 : Externer Verletzungsursachencode und POA-Indikator
• 73 : Nicht verwendet
• 74 : Anderer Verfahrenscode und Datum
• 75 : Nicht verwendet
• 76 : NPI des teilnehmenden Anbieters, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• 77 : NPI des operierenden Arztes, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• 78 : Andere Anbieter-NPI, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• 79 : Andere Anbieter-NPI, ID, Qualifikationsmerkmale sowie Nachname und Vorname
• 80 : Bemerkungen
• 81 : Taxonomiecode und Qualifikationsmerkmal

Zusammenfassung

Institutionen verwenden das Formular UB-04, um Versicherungsansprüche für stationäre oder ambulante medizinische und psychische Gesundheitsansprüche abzurechnen. Beispiele hierfür sind Krankenhäuser, Hospize, ländliche Gesundheitskliniken und umfassende ambulante Rehabilitationseinrichtungen. Achten Sie beim Ausfüllen des Formulars darauf, die Bedeutung jedes der 81 Felder zu verstehen und sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.