Wie werden Wellness-Programme reguliert?

Es besteht kein Zweifel, dass Wellness-Programme am Arbeitsplatz bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen beliebt sind. Im Jahr 2019 boten 84 % der Arbeitgeber mit mindestens 200 Mitarbeitern Wellnessprogramme für ihre Mitarbeiter an.1

Diese Programme zielen darauf ab, gesunde Gewohnheiten zu fördern, etwa mehr zu Fuß zu gehen und wirksame Techniken zur Stressbewältigung zu erlernen , oder ungesunde Gewohnheiten, etwa den Tabakkonsum, zu unterbinden.

Trotz ihrer Beliebtheit gibt es Bedenken, dass Wellness-Programme nicht besonders effektiv dazu beitragen, die Kosten für Arbeitgeber zu senken oder die allgemeine Gesundheit der Arbeitnehmer zu verbessern.2Sie erhöhen jedoch tendenziell die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem gesamten Leistungspaket.

Es gibt auch Bedenken, dass Wellness-Programme, selbst wenn sie sorgfältig konzipiert sind, möglicherweise Menschen mit Behinderungen oder schwerwiegenden Erkrankungen diskriminieren können.

Obwohl die Wirksamkeit und Fairness von Wellnessprogrammen weiterhin Anlass zu Kontroversen gibt, gibt es Vorschriften zum Schutz der Arbeitnehmer. Diese Regeln stellen sicher, dass Wellness-Programme weitestgehend diskriminierungsfrei sind.

In diesem Artikel werden die Vorschriften erläutert, die für Wellnessprogramme gelten.

Gesetze, die für Wellness-Programme gelten

Zahlreiche Bundesgesetze und -vorschriften dienen dem Schutz der Arbeitnehmer und der Verhinderung von Diskriminierung am Arbeitsplatz. Sie beinhalten:

• Gesetz zur Sicherung des Ruhestandseinkommens von Arbeitnehmern (ERISA)
• Americans with Disabilities Act (ADA) und anwendbare Leitlinien der Equal Employment Opportunities Commission (EEOC)
• Gesetz zur Nichtdiskriminierung genetischer Informationen (GINA)
• Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA)
• Gesetz über erschwingliche Pflege (ACA)

Es gab bereits zahlreiche ERISA-, ADA/EEOC-, GINA- und HIPAA-Regeln, um Diskriminierung zu verhindern und die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen. Der ACA hat jedoch zusätzliche Vorschriften speziell für Wellnessprogramme hinzugefügt. Und die Regeln für bestimmte Wellnessprogramme, die den ADA- und GINA-Vorschriften unterliegen, haben sich im Laufe der Zeit geändert.

ACA-Regeln

Nach dem ACA werden Wellnessprogramme als partizipativ oder gesundheitsabhängig kategorisiert. Partizipative Wellness-Programme belohnen Mitarbeiter für die einfache Teilnahme am Programm.

Andererseits verlangen gesundheitsbedingte Wellness-Programme vom Mitarbeiter mehr: entweder die aktive Teilnahme an etwas (z. B. eine bestimmte Anzahl von Schritten am Tag) oder das Erreichen eines bestimmten Gesundheitsziels.

Beide Arten von Wellnessprogrammen sind zulässig. Wenn ein Arbeitgeber jedoch ein gesundheitsabhängiges Wellnessprogramm anbietet, muss er Mitarbeitern, die das Programm nicht absolvieren können, eine angemessene Alternative bieten.

Grundsätzlich muss allen Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden, die mit dem Wellnessprogramm verbundenen Prämien zu verdienen, auch wenn sie nicht in der Lage sind, die erforderlichen Aktivitäten durchzuführen oder die erforderlichen gesundheitlichen Ergebnisse zu erzielen.3

Bei rein partizipatorischen Wellnessprogrammen schränkt der ACA die Anreize, die Arbeitgeber bieten können, nicht ein. Es gibt jedoch Obergrenzen dafür, wie viel ein Mitarbeiter im Rahmen eines gesundheitsbedingten Wellnessprogramms belohnt werden kann (oder bestraft wird, wenn er nicht am Wellnessprogramm teilnimmt).

Die maximale Belohnung/Strafe für tabakbezogene Wellnessprogramme beträgt 50 % der Gesamtkosten der Gruppenkrankenversicherung im Rahmen der Krankenversicherung des Arbeitgebers. Und für alle anderen gesundheitsabhängigen Wellnessprogramme beträgt die maximale Belohnung/Strafe 30 % der Gesamtkosten der Krankenversicherung.4

ADA-, GINA- und EEOC-Regeln

Es gab jedoch Bedenken, dass die Verpflichtung von Mitarbeitern, Fragen zu Behinderungen zu beantworten oder sich Gesundheitsuntersuchungen zu unterziehen – selbst im Rahmen eines rein partizipativen Wellnessprogramms – möglicherweise gegen den Diskriminierungsschutz im ADA und GINA verstoßen könnte.

Laut ADA und GINA muss die Teilnahme an Wellnessprogrammen freiwillig sein. Im Jahr 2016 verklagte AARP die EEOC mit der Begründung, dass Wellnessprogramme, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen umfassten, einen potenziellen Eingriff in die Privatsphäre darstellten.5

Sie stellten auch fest, dass die Teilnahme nicht wirklich „freiwillig“ sei, da den Mitarbeitern erhebliche finanzielle Strafen drohen, wenn sie sich vom Wellness-Programm abmelden.

Im Jahr 2017 entschied ein Richter zugunsten der AARP. Obwohl die EEOC ursprünglich drei Jahre für die Ausarbeitung neuer Regeln verlangte, hob der Richter die bestehenden Regeln ab Januar 2019 für Wellnessprogramme auf, die dem ADA und GINA unterliegen.5

Obwohl andere Wellness-Programme nicht betroffen waren, bedeutete das Urteil, dass die maximale Strafe/Anreiz von 30 % der Krankenversicherungsprämien nicht für Wellness-Programme gelten würde, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen umfassen.

Der sicherste Weg für Arbeitgeber bestand ab 2019 darin, Strafen oder Anreize für Wellness-Programme zu vermeiden, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen umfassten, und Strafen oder Anreize nur für andere Wellness-Programme zu verwenden, die nicht dem ADA oder GINA unterliegen.5

Anfang 2021 schlug die EEOC neue Regeln für Wellnessprogramme vor, die dem ADA oder GINA unterliegen. Die neuen Regeln sahen vor, dass diese Wellness-Programme nur geringfügige (minimale) Anreize wie Wasserflaschen oder T-Shirts bieten sollten.

Allerdings wurden die vorgeschlagenen Regeln innerhalb weniger Wochen zurückgezogen und es ist nicht klar, wann neue Regeln eingeführt werden könnten. Daher gibt es derzeit keine offiziellen EEOC-Richtlinien dazu, wie Strafen und Anreize für Wellnessprogramme strukturiert werden können, die biometrische Screenings oder Gesundheitsrisikobewertungen umfassen.

Doch die Regeln, die von der EEOC Anfang 2021 vorübergehend vorgeschlagen wurden, geben Aufschluss darüber, wie die Behörde Wellness-Programme in Zukunft voraussichtlich regulieren wird. Sie werden wahrscheinlich verlangen, dass die Teilnahmeanreize sehr gering sind, damit Wellness-Programme ihren „freiwilligen“ Status behalten, wenn sie dem ADA oder GINA unterliegen.6

Wie Wellness-Programme mit Ermittlungen zur Erschwinglichkeit von Krankenversicherungen interagieren

Nach dem Affordable Care Act sind große Arbeitgeber verpflichtet, ihren Vollzeitbeschäftigten, die 30 oder mehr Stunden pro Woche arbeiten, eine Krankenversicherung anzubieten. Und der Versicherungsschutz muss einen Mindestwert bieten (dh ziemlich umfassend sein) und als erschwinglich angesehen werden .

Wellness-Programme beinhalten oft einen finanziellen Anreiz, der an die Kosten der Krankenversicherung eines Mitarbeiters gebunden ist. Daher stellte sich die Frage, wie Wellness-Programme mit der Berechnung interagieren würden, um festzustellen, ob die Krankenversicherung eines Arbeitgebers als erschwinglich angesehen werden würde.

Im Jahr 2015 hat der IRS diesbezüglich Richtlinien herausgegeben.7Kurz gesagt, besagen die Regeln, dass der Arbeitgeber für ein nichtdiskriminierendes Wellnessprogramm im Zusammenhang mit Tabak (z. B. die Teilnahme an Kursen zur Tabakentwöhnung) die Kosten der Deckung nach Berücksichtigung der Einhaltung des Wellnessprogramms verwenden kann, um festzustellen, ob der Gesundheitsplan den Erschwinglichkeitsregeln entspricht.

Bei Wellnessprogrammen, die nicht mit dem Tabakkonsum in Zusammenhang stehen, muss der Arbeitgeber jedoch die regulären Kosten des Krankenversicherungsplans (d. h. ohne die durch die Teilnahme am Wellnessprogramm erzielten Rabatte) heranziehen, um festzustellen, ob der Krankenversicherungsplan als erschwinglich angesehen wird.

Dies ist wichtig, da Wellnessprogramme die Kosten für die Krankenversicherung eines Mitarbeiters senken können. Wenn es Arbeitgebern gestattet wäre, die Erschwinglichkeit auf der Grundlage der Annahme zu berechnen, dass alle berechtigten Arbeitnehmer erfolgreich an einem verfügbaren Wellnessprogramm teilnehmen würden, könnte dies zu einem verzerrten Eindruck von der Erschwinglichkeit des Gesundheitsplans des Arbeitgebers führen.

Arbeitgeber können davon ausgehen, wenn es um nichtdiskriminierende Wellnessprogramme im Zusammenhang mit Tabak geht. Bei anderen Wellness-Programmen müssen Arbeitgeber jedoch die Erschwinglichkeitsberechnungen auf der regulären Krankenversicherungsprämie basieren, ohne etwaige Rabatte zu berücksichtigen, die über das Wellness-Programm erzielt werden könnten.

Wenn ein Mitarbeiter am Wellness-Programm teilnimmt und dadurch einen geringeren Krankenkassenbeitrag erhält, ist das ein Bonus. Der Arbeitgeber müsste jedoch sicherstellen, dass die Krankenversicherung auch ohne das Wellnessprogramm erschwinglich ist, andernfalls riskiert er eine Strafe aufgrund der Arbeitgeberverpflichtung .

Zusammenfassung

Mitarbeitergesundheitsprogramme unterliegen Gesetzen und Vorschriften, die darauf abzielen, die Diskriminierung von Menschen mit Behinderungen oder schwerwiegenden Erkrankungen zu verhindern. Diese Regeln beziehen sich auf die Verpflichtung zur Bereitstellung von Gesundheitsinformationen oder die Durchführung einer Gesundheitsuntersuchung sowie darauf, welche Anreize angeboten werden können.

Ein Wort von Verywell

Wenn Ihr Arbeitgeber ein Wellnessprogramm anbietet und Sie gerne daran teilnehmen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass es Ihnen dabei hilft, Ihre Gesundheits- und Fitnessziele auf dem Laufenden zu halten. Je nachdem, wie das Programm strukturiert ist, gibt es möglicherweise auch finanzielle Anreize – einschließlich einer günstigeren Krankenversicherung –, die eine Teilnahme lohnenswert machen.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass das Programm Ihres Arbeitgebers Arbeitnehmer mit Behinderungen diskriminiert oder Ihre Privatsphäre gefährden könnte, können Sie eine angemessene Alternative anfordern. Möglicherweise können Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine Einigung über die Einzelheiten einer Wellness-Programmalternative erzielen, die Ihren Bedürfnissen entspricht und Ihnen dennoch ermöglicht, die Anreize zu erhalten, die Ihr Arbeitgeber bietet.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Ihnen zur Verfügung stehende Wellnessprogramm diskriminierend ist und Ihr Arbeitgeber keine Alternative anbietet, können Sie als letzten Ausweg beim EEOC eine Diskriminierungsklage einreichen und diese bitten, die Einzelheiten zu prüfen.